Friis Metoden

Movin’ Projects: 5 moduler + 3 faktorer

Movin’ Projects er en modulopdelt metode, der på en enkel måde kommer omkring det, der er vigtigt at fokusere på i arbejdet med projekter.

De fem moduler

Modellen består af fem moduler, der tilsammen sikrer, at projekterne styres i den helt rigtige retning:

• Organisering
• Prioritering
• Overblik
• Styring
• Evaluering

– alle sammen punkter, der er essentielle for at sikre virksomhedens samlede styring af projektarbejdet.

De tre faktorer

Fælles for modulerne er tre faktorer:

• Samarbejde
• Koordinering
• Kommunikation

De tre faktorer skal inddrages hele vejen rundt i projektarbejdet for, at projekterne lykkes bedst muligt. Projektgruppe, projektleder og ledelse/styregruppe skal samarbejde, koordinere og kommunikere, men der skal også samarbejdes, koordineres og kommunikeres ud fra projekterne til forskellige interessenter.

Skræddersyet til jeres virksomhed

Som virksomhed kan I få hjælp til lige netop det eller de emner, hvor I har et behov. Movin’ Projects kan nemlig implementeres med alle modulerne/faktorerne eller blot med de dele, som I har brug for. Med udgangspunkt i jeres hverdag sikrer vi sammen, at I bliver bedre til at styre den udvikling, I gerne vil have i virksomheden. Så det er jer, der styrer projekterne, og ikke projekterne, der styrer jer.

Organisering

Organisering af projektarbejdet er første skridt til at arbejde effektivt med virksomhedens projekter.
Med en etableret og fastlagt projektstruktur bliver virksomhedens ledelse både i stand til at sparre med projektledere omkring fremdrift og forandringer og til at prioritere i forhold til den samlede projektportefølje.

Hvorfor er organisering vigtigt?

I takt med at virksomheden vokser, stiger kompleksiteten og antallet af opgaver, der skal løses. Og her opstår behovet for at etablere en overordnet organisering for arbejdet med projekter. Uden en fastlagt ramme, hvor formål, udbytte og leverancer vurderes, bliver det mere eller mindre tilfældigt, hvor projekterne flytter jer hen.

Hvordan etableres organisering?

Det første, der skal defineres, er, hvornår en opgave egentlig er et projekt i netop jeres organisation?
Hvornår er der tale om et projekt, og hvornår er det ”bare” en driftsopgave?
Virksomhedens helt egen projektmodel skal etableres. Den skal fastlægge rammerne for, om det enkelte projekt skal sættes i gang, fortsætte, eller eventuelt lukkes.
Her fastlægges det også, hvem der er med til at træffe de ledelsesmæssige beslutninger og hvornår.

Download infoark

Hvis du vil vide mere, så kan du downloade vores infoark om organisering.

Prioritering

Når selve projektstrukturen er fastlagt, er det vigtigt, at de projekter, der bliver søsat, er prioriteret i forhold til virksomhedens mission, vision, strategi og mål. Så projekterne understøtter den retning, virksomheden ønsker at gå.

Hvad skal prioriteres først?

Virksomhedens konkrete mål skal omsættes til projekter, der skaber de ønskede resultater. Det er afgørende for den enkelte virksomhed at finde ud af, hvad der er vigtigst for dem, og hvilke mål der skal i hus først.

De rigtige projekter skal vælges, og der skal løbende prioriteres, så det er de rigtige projekter, der får de fornødne ressourcer. Det gør virksomheden ved at etablere et prioriteringsværktøj, så man hele tiden er i stand til at vælge til og fra i porteføljen af projekter.

Objektiv prioritering

Prioriteringsværktøjet skal udarbejdes, så virksomhedens strategiske pejlemærker scores for hvert nyt projekt, der sættes i gang. På den måde sikres det, at der ikke bliver lagt tid og kræfter i et projekt, der måske kun i mindre grad understøtter virksomhedens målsætning.
Derfor er det også vigtigt, at man fra ledelsens side er klar til at foretage denne vurdering, og at der etableres et objektivt scoringsværktøj, der kan score alle typer af projekter.

Løbende prioritering

Ud fra det løbende overblik og statusopdateringer skal der jævnligt foretages prioriteringer på ny. Har målene ændret sig, og har virksomheden derfor fået nye prioriteter? På den måde sikres det, at der altid arbejdes med de projekter, der understøtter virksomheden bedst muligt, og som giver det største udbytte.

Det er vigtigt at prioritere løbende gennem året, fordi:

• Der kan være ændringer i markedet, ny teknologi, ændrede risici, nye og bedre projektidéer eller andet, der gør, at et projekt skal lukkes ned, og/eller et andet igangsættes.
• Et projekt kan have så store problemer med fremdrift, at det er nødvendigt at omprioritere.

Download infoark

Hvis du vil vide mere, så kan du downloade vores infoark om prioritering.

Overblik

Overblik handler om at have overblik over projekterne i virksomheden, og hvordan det går med dem:

• Overblik over det enkelte projekt
• Overblik over den samlede projektportefølje

Overblik via statusark

For hvert projekt udarbejdes et selvstændigt statusark, hvor der findes en række relevante informationer om projektet. Ud over stamdata for projektet gives der løbende status på en række målepunkter – eksempelvis projektets vigtige milepæle, overordnet tidsplan, tidsforbrug for projektdeltagere, økonomiopfølgning m.m.
Derudover skal der foretages en vurdering af, om der er særlige bekymringer omkring projektet eller projektdeltagerne. Overbliksværktøjet er projektlederens løbende kanal til at kommunikere omkring udfordringerne i projektet. Værktøjet bruges derfor som en kommunikationskanal mellem projektledere og ledelse og giver en samlet historik over projektets status.

Den samlede portefølje

De enkelte statusark samles i et overbliksværktøj, der hurtigt giver status for den samlede portefølje. Oversigtsværktøjet trækker informationer fra de enkelte statusark og sætter ledelsen i stand til hurtigt at vurdere og løbende prioritere, hvilke projekter der skal videreføres, lukkes ned, eller vente med at blive gennemført.

Få de rigtige værktøjer

I tæt samarbejde med jer, hjælper vi med at producere de nødvendige værktøjer og overbliksark, så det matcher jeres organisation og behov.
Vi træner jer i at bruge dem, så et samlet overblik og status omkring deadlines, budget og tid bliver en naturlig del af det samlede projektarbejde og dermed sikrer en mere effektiv afvikling af projekter.

Download infoark

Hvis du vil vide mere, så kan du downloade vores infoark om overblik.

Styring

For at effektivisere det samlede arbejde med projekter er det vigtigt, at der indføres fælles styringsværktøjer på tværs af projekterne i organisationen.

Nedbryd projektet i små bidder

Projektarbejdet skal nedbrydes i små bidder og enkle metoder, således at det er de samme værktøjer og dokumenter, der tages udgangspunkt i ved alt projektarbejde.
Sammen med jer udarbejder vi forskellige og simple metoder, som tager udgangspunkt i lige præcis jeres virksomhed, arbejdsmetoder og behov.
På den måde får I en fast skabelon for tidsplan, kommunikationsplan, risikoanalyse m.m., der kan genbruges i alle organisationens projekter, og som sætter jer i stand til at føre arbejdet videre selv.

Mere fokus på det enkelte projekt

Ved at indføre fælles metoder til projektarbejde er virksomheden fri for at opfinde den dybe tallerken, hver gang et projekt skal igangsættes. Med fælles værktøjer oparbejdes der rutine i arbejdet med projekter, og gennemførelsen af de enkelte projekter bliver dermed langt mere fokuserede.

Få et større udbytte

Dagligdagen med projektarbejde bliver lettere og mere effektiv, fordi de involverede projektdeltagere i forvejen har kendskab til projektmetoderne og -værktøjerne. Det giver en større forståelse for arbejdsopgaven fra start hos den enkelte medarbejder.
De fælles metoder sikrer også, at der kommer større fokus på gruppeprocesserne, så det tværfaglige samarbejde ligeledes styrkes.
Alt i alt sikrer fælles metoder og værktøjer ikke blot en ordentlig og kvalificeret gennemførelse. Det giver også et øget overblik, en større effektivitet og dermed et større udbytte af projektarbejdet.

Download infoark

Hvis du vil vide mere, så kan du downloade vores infoark om styring.

Evaluering

Evaluering handler om at se på netop afsluttede projektforløb. Hvor gik det godt, hvor gik det mindre godt? Hvad kan ændres for, at de næste projekter ikke løber ind i samme problemer?

Evaluering giver bedre projektarbejde

Når virksomheder konsekvent evaluerer deres projekter, så får de værdifuld information om, hvordan de kan forbedre projektarbejdet.

I arbejdet med projekter skabes et fagligt fællesskab og en kultur, hvor erfaringsudveksling løbende fører til optimering og forbedring af metoder omkring arbejdet med projekter. Derfor er det vigtigt, at der i virksomheden bliver givet plads til løbende evaluering af projektarbejdet – og dermed løbende forbedring af projektarbejdet.

Download infoark

Hvis du vil vide mere, så kan du downloade vores infoark om evaluering.