Sådan sikrer du, at nedluksprojekter kommer i mål uden forsinkelser

Skal din virksomhed gennemføre et projekt, mens der er produktionsstop for eksempel i sommerferien? Så læs med her, hvor vi deler vores køreplan for nedluksprojekter.

Forestil dig, at du skal en tur til Maldiverne. Du finder dit sæde i flyet. Måske er du – ligesom mange andre – lidt nervøs for flyveturen. For der er jo altid risiko for, at noget går galt. Derfor håber du, at medarbejderne hos flyselskabet har 100 % styr på projekt “flyv fra Danmark til Maldiverne uden, at flyet styrter ned”.

Det er lidt det samme med nedluksprojekter, her vil du bare gerne have, at projektet ikke bliver forsinket, da forsinkelser potentielt kan koste millioner i produktionsstop (omend det heldigvis sjældent koster menneskeliv 😉). Derfor vil du i nedluksprojekter gerne have en gennemtænkt plan og styr på alle risici, ligesom i fly-projektet.

I artiklen her kan du blive klogere på nedluksprojekter. Hvad er et nedluksprojekt? Hvilke særlige kendetegn har de? Hvad skal du være særligt opmærksom på, når du leder et nedluksprojekt, og hvilke metoder/værktøjer kan du bruge for at få projektet i mål?

Når du læser artiklen, kan du have fly-projektet i baghovedet. For når du har billedet af, at flyet ikke skal styrte, på nethinden, når du tænker over, hvordan du skal få dit nedluksprojekt i mål til tiden, så bliver du ekstra opmærksom på, at det er vigtigt i denne type projekter at gå med “livrem og seler” for at minimere risici.

Hvad er nedluksprojekter?

Nedluksprojekter udføres, mens en fabrik/produktion er lukket for normal produktion for eksempel i sommerferien. Projekterne udnytter nedluksperioden til at foretage opgraderinger, forbedringer, vedligeholdelse eller reparationer samt til at installere ny teknologi, maskiner og produktionslinjer, uden at det påvirker den normale drift af fabrikken.

Fordelen ved at gennemføre projekterne i en nedluksperiode er, at fabrikken ikke mister produktionstid, og at projektet kan gennemføres uden hele tiden at skulle tage hensyn til den daglige produktion, fordi produktionen er lukket.

Særlige kendetegn for nedluksprojekter

Nedluksprojekter er kendetegnet ved, at projektet skal udføres indenfor nedluksperioden. Det er meget vigtigt, at projektet kan leveres uden tidsmæssige overskridelser, da en forlængelse af projektet vil betyde, at produktionen ikke kan genstartes. Og manglende produktion er selvfølgelig dyrt for virksomheden. Derfor er det helt særlige fokus i nedluksprojekter tidsstyring.

Sådan får du et nedluksprojekt i mål

For at sikre at nedluksprojekter når i mål i nedluksperioden, kan du projektlede efter denne proces, som består af tre dele: 1. Forberedelse, 2. Udførelse og 3. Afslutning:

1. FORBEREDELSE

I god tid før nedluksperioden skal projektafviklingen i nedluksperioden forberedes grundigt. Derfor er den vigtigste metode i forberedelsesfasen omhyggelig planlægning. Det er altid vigtigt at planlægge detaljeret og omhyggeligt, men lige her er der virkelig tale om meget omhyggelig planlægning.

Omhyggelig planlægning består af grundig og detaljeret forudgående planlægning af alle aktiviteter, der skal gennemføres.

De vigtigste hovedpunkter i planlægningen er:

Skab overblik over projektet – hvad skal præcis leveres hvornår? Tænk over, hvem du skal inddrage i planlægningen. Hvis du ikke får de rigtige med, kan det give problemer senere.
Nedbryd projektet i enkeltaktiviteter – afgør hvem skal udføre enkeltaktiviteterne hvornår? Dette fører til udarbejdelse af en detaljeret tidsplan.
Forudse risici og hvordan disse skal håndteres – dette er et vigtigt punkt for at sikre projektet mod uforudsete forsinkelser.
Sikre tilstrækkelig bemanding og leverancer til tiden – nødvendig bemanding, komponenter, udstyr og materialer skal være på plads for at undgå, at tidsplanen skrider.
Husk slutbrugeren – den der skal overtage projektets leverancer, her typisk driften, skal med i projektet fra start. De har vigtig viden, som kan sikre, at leverancerne passer til driften, og derefter er det vigtigt, at de bliver involveret og får indflydelse.
Fastlæg ansvarsfordeling og beslutningskompetencer – uklart ansvar og uklarhed om beslutningskompetencer kan forsinke projektet.
Planlæg kommunikation – løbende kommunikation er afgørende for, at alle relevante er informerede, så de ved, hvordan projektet forløber, og hvordan de kan bidrage til projektets afvikling.
”Er vi parat til gennemførsel”-tjekliste – en liste, der involverer alle aktører og er baseret på alle reelle aktiviteter. Tjeklisten sikrer, at intet vigtigt er glemt, før projektet skal gennemføres, og sikrer inddragelse af alle aktører, og at de er klar til projektgennemførsel.

2. UDFØRELSE

Når projektet udføres / i nedluksperioden skal projektafviklingen følges nøje af projektlederen, som skal være knivskarp på detaljerne, da det ofte er en detalje, der får projektet ud af kurs og tidsplanen til at skride. For at have overblik over detaljerne og for at kunne styre uden om problemer er det vigtigt med konstant koordinering mellem de involverede parter. Derfor er den vigtigste metode i udførelsesfasen detaljeret styring og konstant koordinering. Som man siger: “Djævlen ligger i detaljen”.

Detaljeret styring og konstant koordinering består ikke kun af nu-og-her detaljestyring og koordinering, men også af at forudse, hvad der kan gå galt (risikostyring) og i at forberede projektets overlevering til drift, så fase 3 (Afslutning) bliver nemmere.

De vigtigste hovedpunkter i styring og koordinering er:

Stram tidsstyring, fremdriftsmåling og detaljeplanlægning – under selve nedlukket. En plan holder sjældent 100 %, derfor skal du konstant holde øje med fremdrift og replanlægge, så projektet styres stramt og ikke overskrider nedluksperioden. Møder mindst to gange om dagen er et minimum i udførselsperioden. Overvej, hvad der er den bedste mødeform? Det kan f.eks. være online teamsmøder, tavlemøder eller traditionelle fysiske møder.
Konsekvent risikostyring – for at sikre projektet mod uforudsete forsinkelser, skal du hele tiden holde skarpt øje med risici. Du skal genvurdere risici, mens projektet gennemføres, da f.eks. sandsynligheden for at de opstår, ændrer sig løbende.
Gnidningsfri grænseflader – pas på at projektet ikke går galt, når forskellige faggrupper skal samarbejde eller overlevere til hinanden. Det er vigtigt, at overleveringen er aftalt på forhånd, for eksempel tidspunkt for overlevering, og hvad der skal være klart, før overleveringen kan finde sted.
Konstant koordinering – samarbejde mellem nøgleinteressenter, herunder projektteams, driftspersonale og leverandører, for at sikre gnidningsfri kommunikation og udførelse.
Forudseende procesoptimering – fremtidsrettet optimering af alle processer for at sikre, at produktionen kan genoptages hurtigt og problemfrit, når projektet slutter. Så du sikrer minimering af nedetid.
Kvalitet i implementeringen – struktureret opfølgning og tests på det som projektet leverer for at sikre, at det lever op til specifikationerne og understøtter virksomhedens mål.
”Er vi parat til genstart af produktion efter projekt”-tjekliste – en liste, der sikrer, at produktionen kan opstartes gnidningsfrit, efter projektets leverancer er leveret.

3. AFSLUTNING

Efter nedluk, når projektet er afsluttet og produktionen skal opstartes / er opstartet igen, skal der være fokus på overlevering fra projekt til drift. Mange nedluksprojekter når næsten i mål, men snubler på målstregen, fordi de ikke får overleveret det projektet skal levere på en ordentlig måde til driften.

Hvis projektgruppen f.eks. for hurtigt forlader projektet og bliver sat til andre opgaver, så risikerer vigtig viden at gå tabt, og driften får opstartsproblemer. Derfor er den vigtigste metode i afslutningsfasen grundig overlevering fra projekt til drift.

Grundig overleverings vigtigste hovedpunkter er:

Kontrol af projektimplementering – sikrer, at alt det projektet har leveret virker, også når produktionen kører.
Bemand arbejdsgruppe – arbejdsgruppen skal sikre, at drift og projekt kan kommunikere og koordinere, og at der er hurtig hjælp at hente, hvis projektets leverance mod forventning skulle give problemer i driften. Arbejdsgruppen skal bestå af relevante deltagere fra projektet og kernemedarbejdere i driften. Husk også vagtordning, hvis der er flerholdsproduktion.
Sikre kommunikation mellem arbejdsgruppe og drift – helt lavpraktisk skal der være en telefonliste, medarbejdere i arbejdsgruppen skal være på tilkald, der skal være vagttelefonnumre mv.
Dokumentation – hvad har projektet leveret? Hvordan er produktionen ændret efter projektet? Beskrivelse af fremtidig vedligehold mm.
Evaluering af nedluksprojektet – er der noget i evalueringen, som gør, at drift eller dem, der udfører projektet, kan blive endnu bedre til nedluksprojekter? Så næste nedluksprojekt bliver endnu bedre.

Vi håber, at du fik inspiration til dit næste nedluksprojekt, og at du kan se, hvor omhyggeligt og detaljeret projektet skal ledes for at komme i mål til tiden. Hvis du tænker på din flyvetur til Maldiverne, som vi nævnte i indledningen, så kan det måske også mindske din eventuelle flyskræk, at der også for flyrejser er tænkt omhyggeligt og detaljeret over, hvordan man sikrer, at flyet (og du) kommer sikkert frem til destinationen.

Vil du have mere viden om at få projekter i mål, så se på vores Gratis side eller lyt til vores Podcast Friis og Berg’s: Succes kræver ledelse. I podcasten kan du blive klogere på projektledelse og ledelse – for som projektleder kan du med fordel låne nogle af de metoder og værktøjer, som ledere anvender.