Vælg en side

Metode

Mislykkede projekter ses desværre alt for ofte. Undersøgelser viser, at der er nogle helt generelle årsager til, at projekter mislykkes. Hos Friis Solutions arbejder jeg med en metode, der sikrer at disse årsager identificeres og dermed øger chancen for at din virksomhed kommer sikkert i mål.

For at bringe projektledelse ned på jorden og gøre det mere håndgribeligt for dig og din virksomhed, har jeg udarbejdet en metode der tager det bedste fra velkendte modeller.
Metoden hedder Movin’ Projects og bygger blandt andet på anerkendte projektledelsesmetoder som PRINCE2® og IPMA.

Projekt

Movin Projects er en modulopdelt metodik, der på en enkel måde kommer omkring det, der er vigtigt at fokusere på i arbejdet med projekter.
Metoden forsyner jer med større overblik og dermed mere kvalificerede beslutninger. Den effektiviserer jeres arbejdsgange og sikrer den mest effektive udnyttelse af jeres tid.

Sammenhæng til strategi

Forandring er et grundvilkår for den succesfulde virksomhed. Ønsket om forandring kan komme via lovkrav, fra kundeforespørgsler eller f.eks. fra ønsket om nye satsninger. Uanset hvorfra ønskerne kommer, er projekterne midlet til at etablere forandringen.
De gennemførte projekter skal have sammenhæng til virksomhedens strategi og dermed sikre understøttelse af dennes mål og vision.

Fem forskellige moduler

Modellen består af fem moduler, der tilsammen sikrer, at projektet styres i den helt rigtige retning for at opfylde virksomhedens målsætninger.
Modulerne omhandler: Organisering, Prioritering, Overblik, Styring og Ledelse – alle sammen punkter, der er essentielle for at sikre jeres virksomheds samlede styring af projektarbejdet.

Skræddersyet til jeres virksomhed

Som virksomhed kan I få hjælp til lige netop det eller de emner, hvor der er særligt behov. Movin Project kan nemlig implementeres med alle modulerne eller blot med de dele, som I har behov for.
Med udgangspunkt i jeres hverdag sikrer vi sammen, at I bliver bedre til at styre den udvikling, I gerne vil have i virksomheden. Så det er jer, der styrer projekterne, og ikke projekterne, der styrer jer.

Organisering

Organisering af projektarbejdet er første skridt til at arbejde effektivt med virksomhedens projekter.
Med en etableret og fastlagt projektstruktur bliver virksomhedens ledelse både i stand til at sparre med projektledere omkring fremdrift og forandringer og til at prioritere i forhold til den samlede projektportefølje.

Hvorfor er organisering vigtigt?

I takt med at virksomheden vokser, stiger kompleksiteten og antallet af de opgaver, der skal løses. Og det er her, behovet for at etablere en overordnet organisering for arbejdet med projekter opstår.
Uden en fastlagt ramme, hvor formål, udbytte og leverancer vurderes, bliver det mere eller mindre tilfældigt, hvor projekterne flytter jer hen.

Hvordan etableres organisering?

Det første, der skal defineres, er, hvornår en opgave egentlig er et projekt i netop jeres organisation?
Hvornår er der tale om et projekt, og hvornår er det ”bare” en driftsopgave?
Virksomhedens helt egen projektmodel skal etableres. Den skal fastlægge rammerne for, om det enkelte projekt skal sættes i gang, fortsætte, eller eventuelt lukkes.
Her fastlægges det også, hvem der er med til at træffe de ledelsesmæssige beslutninger og hvornår.

Prioritering

Når selve projektstrukturen er fastlagt, er det vigtigt, at de projekter, der bliver søsat, er prioriteret i forhold til virksomhedens mission og vision.
Den overordnede strategi og mål afstikker i hvilken retning, virksomheden ønsker at gå – og projekterne skal understøtte den vej.

Hvad skal prioriteres først?

Virksomhedens konkrete mål skal omsættes til projekter, der skaber de ønskede resultater. Det er afgørende for den enkelte virksomhed at finde ud af, hvad der er vigtigst for dem, og hvilke mål der skal i hus først.
De rigtige projekter skal vælges, og der skal løbende prioriteres, så det er de rigtige projekter, der får de fornødne ressourcer. Det gør virksomheden ved at etablere et prioriteringsværktøj, så man hele tiden er i stand til at vælge til og fra i porteføljen af projekter.

Objektiv prioritering

Prioriteringsværktøjet skal udarbejdes, så virksomhedens strategiske pejlemærker scores for hvert nyt projekt, der sættes i gang. På den måde sikres det, at der ikke bliver lagt tid og kræfter i et projekt, der måske kun i mindre grad understøtter virksomhedens målsætning.
Derfor er det også vigtigt, at man fra ledelsens side af er klar til at foretage denne vurdering, og at der etableres et objektivt scoringsværktøj, der kan score alle typer af projekter.

Nye mål – ny prioritering

På samme måde er det også vigtigt, at der ud fra det løbende overblik og statusopdatering jævnligt bliver foretaget prioriteringer på ny. Har målene ændret sig, og har virksomheden fået nye prioriteringer? På den måde sikrer I, at der altid arbejdes med de projekter, der understøtter virksomhedens mission og vision, og som dermed giver det største udbytte.

Overblik

Det er afgørende for ledelsen og for virksomhedens samlede projektportefølje, at der etableres et værktøj, der både løbende kan vise status og fremdrift for de enkelte projekter og give overblikket over den samlede portefølje.

Overblik via statusark

For hvert projekt udarbejdes et selvstændigt statusark, hvor der findes en række relevante informationer om projektet. Ud over stamdata for projektet gives der løbende status på en række målepunkter – eksempelvis projektets vigtige milepæle, overordnet tidsplan, tidsforbrug for projektdeltagere, økonomiopfølgning m.m.
Derudover skal der foretages en vurdering af, om der er særlige bekymringer omkring projektet eller projektdeltagerne. Overbliksværktøjet er projektlederens løbende kanal til at kommunikere omkring udfordringerne i projektet. Værktøjet bruges derfor som en kommunikationskanal mellem projektledere og ledelse og giver en sanmlet historik over projektets status.

Den samlede portefølje

De enkelte statusark samles i et overbliksværktøj, der hurtigt giver status for den samlede portefølje. Oversigtsværktøjet trækker informationer fra de enkelte statusark og sætter ledelsen i stand til hurtigt at vurdere og løbende prioritere, hvilke projekter der skal videreføres, lukkes ned, eller vente med at blive gennemført.

Få de rigtige værktøjer

I tæt samarbejde med jer, hjælper jeg med at producere de nødvendige værktøjer og overbliksark, så det matcher jeres organisation og behov.
Jeg træner jer i at bruge dem, således at et samlet overblik og status omkring deadlines, budget og tid bliver en naturlig del af det samlede projektarbejde og dermed sikrer en mere effektiv afvikling af projekter.

Styring

For at effektivisere det samlede arbejde med projekter er det vigtigt, at der indføres fælles styringsværktøjer på tværs af projekterne i organisationen.

Nedbryd projektet i små bidder

Projektarbejdet skal nedbrydes i små bidder og enkle metoder, således det er de samme værktøjer og dokumenter, der tages udgangspunkt i ved alt projektarbejde.
Sammen med jer udarbejder jeg forskellige og simple metoder, som tager udgangspunkt i lige præcis jeres virksomhed, arbejdsmetoder og behov.
På den måde får I en fast skabelon for tidsplan, kommunikationsplan, risikoanalyse m.m., der kan genbruges i alle organisationens projekter, og som sætter jer i stand til at føre arbejdet videre selv.

Mere fokus på det enkelte projekt

Ved at indføre fælles metoder til projektarbejde er virksomheden fri for at opfinde den dybe tallerken, hver gang et projekt skal igangsættes. Med fælles værktøjer oparbejdes der rutine i arbejdet med projekter, og gennemførelsen af de enkelte projekter bliver dermed langt mere fokuserede.

Få et større udbytte

Dagligdagen med projektarbejde bliver lettere og mere effektiv, da de implementerede projektdeltagere i forvejen har kendskab til projektmetoderne og -værktøjerne, og det giver en større forståelse for arbejdsopgaven fra start hos den enkelte medarbejder.
De fælles metoder sikrer også, at der kommer større fokus på gruppeprocesserne, så det tværfaglige samarbejde ligeledes styrkes.
Alt i alt sikrer fælles metoder og værktøjer ikke blot en ordentlig og kvalificeret gennemførelse. Det giver også et øget overblik, en større effektivitet og dermed et større udbytte af projektarbejdet.

Ledelse

I arbejdet med projekter skabes et fagligt fællesskab og en kultur, hvor erfaringsudveksling løbende fører til optimering og forbedring af metoder omkring arbejdet med projekter.
Derfor er det vigtigt, at der i virksomheden bliver givet plads til projektarbejdet – at det har sin egen prioritering og vægt i selve organisationen.

En del af virksomheden

Der behøves ikke nødvendigvis at etableres en projektafdeling, især ikke, hvis der er tale om mindre eller mellemstore virksomheder.
Men en projektgruppe skal have et forum, hvor der er plads og tid til at drøfte de forskellige projekter og de eventuelle udfordringer, der opstår i det enkelte projektarbejde.

Erfaringsudveksling

I fællesskabet omkring projektarbejdet får medlemmerne mulighed for at forstå, hvordan hverandre arbejder i projektet, hvem der udfører hvad, og hvordan de i løbet af projektarbejdet kan bruge hinanden med undgangspunkt i de forskelliges uddannelser og erfaring.
En projektledelseskultur kan eksempelvis skabes via månedlige møder, hvor der føres projektlogs, evalueringer og erfaringsudveksling m.m.

Giver det mest profitable resultat

Når der i arbejdet med projekter bliver givet plads til den menneskelige del via synlig ledelse og et fællesskab, er det med til at sikre den bedst mulige proces og det største udbytte af det enkelte projekt.